経理の職に就いて5年経った頃に転職します。
今度は、従業員20人ほどの会社です。
Excelで効率化
前職でExcelを使った効率化を全面的に使える環境でした。
人材派遣をしている会社で派遣社員を拡大しているところでした。
そこで、Excelを使った仕組みを私が作りました。
その他では、銀行振込データをExcelで作成して取り込むことで効率化もしました。
経理業務はもちろんですが、20人ほどの会社なので全社的にExcelを使う部分においては効率化をしていきました。
月末振込でのトラブル
効率化していったとはいえ小さい会社ですからいろいろなことがあります。
例えば、月末振込データを前日までに作成してネットバンクを使って振込予約をしておくのですが、チェックが終わらずにデータ取り込みができないということが何度かありました。
前日までであれば、Excelのデータを使ってCSVに変換して一瞬でデータを取り込むことができるのですが、当日振込は1件1件入力しないといけません。
こうなると朝からこの振込作業をひたすらやっていくことになります。
間違えることができないので充分注意しながらやらないといけないので本当に大変でした。
15時までにギリギリで振込を終わらせるといったこともありました。
もう、その時はそれで疲れってしまってその後の仕事はまともにできませんでした。
疲れ切るまでやってしまわない
前日まで終わらせていれば、翌日は自分のペースで仕事ができます。
ですが、当日に振込作業をすると丸一日なにもできないに等しい状態です。
これは非常にもったいないですね。
その前の会社では2日前の17時までに完成させて上司へデータを提出でした。
1日の余裕をもったルールになっており、何かあっても対応できる状況を作っているのは会社の経験でしょうか。
いきなり2日前は難しかったので、3時間前までに確定させることにして、
確定できない時には、問題ないデータだけを取り込むようにしました。
大体問題ないとわかっているデータが9割以上です。
最悪残り1割を当日にしたとしてもそれほど大変ではありません。
集中してやりきるということも大事かもしれませんが、疲れ切ってその後の仕事ができないのではよくありません。
時間配分を考えて、疲れ切らないように適度な休みを入れてやることが大事ですね。
