予定を立てる時にどのようにしていますか？
予定時間を明確化させる
まず、作業時間を記録しているかどうかということが問題になってきます。
記録していないと感覚で予定を立てることになります。
「この作業だったら、1時間くらいかな。」といった感じです。
これはかなりの場合、あてになりません。
ですが、記録を取っていない以上過去の実績はわかりません。
まずは、感覚的なものであっても
「○○作業は、□時間」
というように予定時間を明確化しましょう。
そうすることによって、実際にはどれくらいかかったのかに関心を持つようになるでしょう。
実際にどれくらいの時間がかかっているかを知ることが大事です。
イレギュラーな対応も考える
作業時間を記録していれば、過去にやった同じ作業がどれくらいの時間かかるのかがわかります。
その過去のデータをもとに予定を立てることができます。
ですが、ここで「通常」であるとか「平均」的な時間で予定を立ててしまうのは危険です。
それは、必ずしも「通常」通りに行くとは限らないからです。
イレギュラーな処理が必要になることがあります。
そうすると、「通常」の時間では終わらなくなってしまいます。
ですから、過去の実績を参考にするにしても一番遅かった時間が大事になります。
例えば、下図は、「支払予定表作成」に過去どれくらい時間をかけているのかのデータです。
通常であれば、30～40分くらいで終わるということがわかります。
しかし、1時間以上かかっている時が2回あります。
この2回は、イレギュラーな対応があり通常よりも時間をかけてしまったからです。
予定は予定通りにいかない設定で考える
全ての作業が予定通りいくとは限りません。
ひとつの作業であれば、その作業で一番時間をかけてしまった時を参考にして予定を立てると良いでしょう。
複数の作業をおこなう時には、全体として数時間の余裕を持っておくべきでしょう。
予定通り行って時間ができてしまったら、
その時には、これをしようというものを準備しておけば良いだけです。
時間がなく急いでいる時は、どうしても通常通りに終わる想定で予定を立てしまうものです。
そうすると、
急いでいる（焦っている）→ミスが多くなる→予定より時間がかかる
このような状況に陥らないためにも
予定を立てる時には、予定通りいかいことを考えに入れる必要がありますね。
