Excelでデータ管理するために”分ける”

わかりやすい仕組みをどうやって作るかということで現在やっている取り組みについてのお話です。
仕入先への支払がかなり面倒なのが現状です。
それをどうやってわかりやすく、そして、簡単にできるようにするかという取り組みです。
まず、第一歩として”分ける”ということから。

支払の注意事項

現在の仕入先への支払としては、下記の方法があります。

基本原則としては、20万円以上であれば手形での支払いとなっています。
また、廻し手形で支払うこともしています。
廻し手形の場合、支払金額と一致することはほとんどありませんので、
差額を自社振り出しの手形または、小切手と合わせることになります。
さらに取引先ごとに注意事項があるんです。

例えば、
「手形は廻し手形で」
「廻し手形の差額は、小切手ではなく振込で」
「手形は、100万（自社の基準以上の額）以上で」
「振込手数料は、負担してくれ」（基本は、先方負担で振込手数料を引いて振込）
などそれぞれの会社ごとにいろいろあります。

現状をどう変えたのか

これらの注意事項に気をつけながらそれぞれの会社にどのように支払うのかを決めていかないといけません。
これを前任者は、10年以上やっていました。
何年もやっていれば取引先ごとの注意事項を覚えてしまうので簡単になってきます。
ですが、慣れないと大変です。
この慣れないといけない状態をなんとかしたいというところです。
そこでまず、注意事項としてひとつにまとまっているものをそれぞれの項目ごとに分けることにしました。

こうすることで、それぞれの項目ごとに絞り込みことが簡単になります。
注意事項がひとつにまとまっていると絞り込むのが大変です。

情報を整理しやすいように”分ける”

ひとつのセルにいろいろな情報を入れることで幅はとりませんが、情報の整理が難しくなります。
ひとつにまとまっていると人間が処理するのには向いています。
そこだけを見れば良いからです。
複数に分けるとそれだけ見るところが増えるので人間的には面倒になります。

ですが、Excelというシステムを使うのであれば、情報を整理しやすくしてあげることです。
複数の列に分かれていることで、
例えば、「振込のみ」の取引先をフィルターで絞り込んで先に振込額を入力してしまう。
そうすることで、間違って手形での支払いに割り当ててしまうことがなくなります。

人が注意しながら入力することを極力なくすことができます。
データを整理しやすいように”分ける”だけで、このように違ってきます。
さらに”分ける”ことで違う方法もできるようになります。
次回、そのより便利な仕組みを作る方法について書きますので、お楽しみに！